Анатолий Хромов в ходе презентации первого в Украине системного цифрового архива / Фото: Игорь Рец, Сегодня
30 января Государственная архивная служба Украины презентовала в Киеве программный комплекс "Архиум". У "Архиума" сразу два назначения. Для пользователя это удобный веб-ресурс с поиском архивных документов, а для архивного работника, занимающегося оцифровкой документов – обширная база данных для повседневной работы. Задача "Архиума" амбициозная – фактически перевести хранилища документов и ценных бумаг на новый "цифровой уровень". Тем не менее, на презентации специалисты не спешат с прогнозами: есть множество "но", которые нужно преодолеть прежде, чем первый онлайн-архив Украины станет доступным для обычных граждан и действительно системным для специалистов.
Не первый цифровой, но первый системный: в чем особенность "Архиума"
"Архиум" – электронный ресурс онлайн-доступа к фондам архива. Запущен на базе Центрального государственного архива общественных объединений Украины. В его стенах и происходила презентация.
То есть, теоретически, уже совсем скоро в любом регионе Украины будет доступ к примерно 300 тысячам находящихся на балансе этого архива документам политических партий и общественных организаций. Но когда именно – неизвестно. Авторы проекта не указывают точных дат запуска продукта, так как базу для ресурса нужно еще заполнить. Сейчас "Архиум" существует лишь в виде рабочего программного "движка".
"Позиция Министерства юстиции, архивной службы и Кабмина совпадают, так как среди основных приоритетов государства – диджитализация и доступ к архивным документам. Предоставление к документам доступа через интернет – необходимый шаг для архивного дела", – заявил директор департамента взаимодействия с органами государственной власти Минюста Илья Лозинский в ходе презентации.
Куда шагать дальше – большая интрига. Глава Государственной архивной службы Украины указал на "децентрализованный" и "централизованный" путь:
"Сразу скажу, что у Государственной архивной службы есть несколько наработок, которые по своей философии иногда противоположны: централизированно или нецентрализированно подходить к репрезентации цифровых снимков и перспективной информации. С этим мы точно еще не определились, но моя позиция – запускать быстрее то, что уже готово, чтобы пользователи, протестировав и оставив фидбек, дали понимание, в каком направлении нам двигаться", – говорит Анатолий Хромов
"Децентрализованный способ" давно реализуется на практике. Он заключается в том, чтобы каждый отдельно взятый архив сам занимался оцифровкой данных и автоматизацией процессов по мере сил, возможностей и необходимости. В этом случае архив сам определяет и программное обеспечение, с которым предстоит работать. "Централизованный способ" – построение всех архивов на базе "Архиума" по единому плану. Так что прошедший запуск – это еще и эксперимент, который покажет, какая из ветвей эволюции архивного дела более склонна к выживанию.
"У нас в архиве 60 миллионов дел архивного фонда. Существующими темпами все оцифровать – минимум 150 лет нужно. Это к вопросу о том, когда мы это закончим. И логичный вопрос – нужно ли все нам оцифровать? Мы понимаем, что нам нужно сделать в первую очередь.
Архивы не впервые репрезентуют свои цифровые снимки, но такой комплексный продукт, который дает возможность полнотекстового поиска, имеет административную часть и уже автоматизирует некоторые процессы, представлен впервые. Мы не говорим, что эта программа сегодня-завтра появится во всех архивах, мы ее запускаем, чтобы понять ее потенциал.
Все это сделано в инициативном порядке нашими партнерами, то есть бюджетные деньги на это не потрачены. Мне, как главе Государственной архивной службе, было бы глупостью блокировать этот процесс. По-сути люди подарили качественный продукт, который можно будет масштабировать и на другие архивы", – объясняет Хромов.
Автоматизация процессов: часть работы архива, которую пользователь не видит
Разработкой проекта занималась компания-партнер Архивной службы "Архивные информационные системы". То есть государство не вкладывало ресурсов в разработку программного кода. Авторы продукта указывают, что на создание "Архиума" ушел год. И хотя потребитель видит в продукте лишь большую онлайн-библиотеку, для работников архива это еще и большой шаг в цифровое будущее. Ученый Кирилл Белобоков проводит историческую параллель:
"Есть некоторый символизм в сегодняшнем событии. 20 лет назад, в 2000 году началась титаническая работа по созданию путеводителей Государственных архивов. Я горд, что также причастен к тем событиям. Тот шаг с путеводителями был однозначно важен для дальнейшей доступности архивов, но сегодня мы можем перевернуть страницу "бумажной истории" архивов и сделать шаг навстречу цифровой истории.
Впереди огромная работа по наполнению ресурсов материалами. Должны быть переведены в полные тексты справочный аппарат, описания. Мы старались сделать понятный интерфейс. Наш девиз был "Ничего лишнего". Мы привязывались к традиционной системе хранения и описания архивных фондов", – рассказывает Кирилл Белобоков
Сколько это будет стоить?
Четкого ответа на вопрос "когда "Архиум" будет готов, нет. Также специалисты не дают ответа на вопрос, сколько это будет стоить. С одной стороны, такая работа требует системности, но также требует и решения ряда бюрократических задач, таких как количество задействованных сотрудников, сумма оплаты их труда, закупка сканеров, компьютеров, обучение персонала.
Даже на этапе запуска сайта возникает полемика – найти государственные серверы, или создать сервер на базе Госархива, ведь хранить данные на мощностях сторонних провайдеров дорого и, в случае с государственными документами, не всегда возможно. В течение года ученые планируют "обкатать" систему. В любом случае, сейчас в Украине оцифрованы менее 10% архивных фондов, что относительно мало:
"Мы четко можем говорить, что в Украине менее 10% фондов оцифрованы. По сравнению с другими странами, это мало. Скандинавские страны в ближайшее десятилетие планируют закончить эти процессы полностью", – указал в комментарии журналистам Анатолий Хромов.
Напомним, ранее сайт "Сегодня" рассказывал, чем знамениты архивы Одессы и показывал в каких условиях и где хранится оригинал Конституции Украины.
Напомним, ранее новости "Сегодня" рассказывали, как документам в архивах (в том числе и тем, из которых многие из нас могут узнать историю своих предков) дают новую жизнь. Подробности – в сюжете.