Робота, що не має завершення: чим обернулася спроба оцифрування держархівів України

/ Фото: Сьогодні

30 січня Державна архівна служба України презентувала в Києві програмний комплекс "Архіум". "Архіум" одразу має два призначення. Для користувача це зручний веб-ресурс з пошуком архівних документів, а для архівного працівника, що займається оцифруванням документів – велика база даних для повсякденної роботи. Завдання "Архіума" амбітне – фактично перевести сховища документів і цінних паперів на новий "цифровий рівень". Проте, на презентації фахівці не поспішають з прогнозами: є безліч "але", які потрібно подолати перш, ніж перший онлайн-архів України буде доступним для звичайних громадян і справді системним для фахівців.

Не перший цифровий, та перший системний: у чому особливість "Архіума"

"Архіум" – електронний ресурс онлайн-доступу до фондів архіву. Запущений на базі Центрального державного архіву громадських об'єднань України. Саме у його стінах відбувалася презентація.

Деокупація півдня країни – як українські військові відвойовують території

Заборона на пересування країною для військовозобов'язаних – всі деталі

Ракетні удари по мирних українськиих містах - липень 2022

Ядерний тероризм Росії

Тобто, теоретично, вже зовсім скоро у будь-якому регіоні України буде доступ приблизно до 300 тисяч документів політичних партій і громадських організацій, що перебувають на балансі цього архіву. Та коли саме – невідомо. Автори проєкту не вказують точних дат запуску продукту, адже базу для ресурсу потрібно ще заповнити. Зараз "Архіум" існує лише у вигляді робочого програмного "рушія".

"Позиція Міністерства юстиції, архівної служби та Кабміну збігаються, адже серед основних пріоритетів держави – діджиталізація і доступ до архівних документів. Надання доступу до документів через інтернет – необхідний крок для архівної справи", – заявив директор департаменту взаємодії з органами державної влади Мін'юсту Ілля Лозинський в ході презентації.

Куди йти далі – велика інтрига. Глава Державної архівної служби України вказав на "децентралізований" та "централізований" шлях:

"Відразу скажу, що Державна архівна служба має кілька напрацювань, які за своєю філософією іноді протилежні: централізовано або нецентралізірованно підходити до репрезентації цифрових знімків та перспективної інформації. З цим ми точно ще не визначилися, проте моя позиція – запускати якомога швидше те, що вже готове, щоб користувачі, протестувавши і залишивши фідбек, дали розуміння, в якому напрямку нам рухатися", – говорить Анатолій Хромов

"Децентралізований спосіб" давно реалізується на практиці. Він полягає в тому, щоб кожен окремо взятий архів сам займався оцифровуванням даних та автоматизацією процесів у міру сил, можливостей та необхідності. В цьому випадку архів також самостійно визначає програмне забезпечення, з яким муситиме працювати. "Централізований спосіб" – побудова всіх архівів на базі "Архіума" за єдиним планом. Тож минулий запуск – це ще й експеримент, який покаже, яка з гілок еволюції архівної справи більш схильна до виживання.

"У нас в архіві 60 мільйонів справ архівного фонду. З такими темпами все оцифрувати – мінімум 150 років потрібно. Це до питання про те, коли ми це завершимо. І логічне запитання – чи потрібно все нам оцифрувати? Ми розуміємо, що нам потрібно зробити насамперед.

Архіви не вперше репрезентують свої цифрові знімки, але такий комплексний продукт, який дає можливість повнотекстового пошуку, має адміністративну частину і вже автоматизує певні процеси, представлений вперше. Ми не говоримо, що ця програма сьогодні-завтра з'явиться у всіх архівах, ми її запускаємо, щоб зрозуміти її потенціал.

Все це зроблено в ініціативному порядку нашими партнерами, тобто бюджетні гроші на це не витрачені. Мені, як голові Державної архівної служби, було б дурістю блокувати цей процес. По-суті люди подарували якісний продукт, який можна надалі масштабувати також на інші архіви", – пояснює Хромов.

Автоматизація процесів: частина роботи архіву, яку користувач не бачить

Розробкою проєкту займалася компанія-партнер архівної служби "Архівні інформаційні системи". Тобто держава не вкладала ресурси в розробку програмного коду. Автори продукту вказують, що на створення "Архіума" пішов рік. І хоча споживач бачить в продукті лише велику онлайн-бібліотеку, для працівників архіву це ще й великий крок в цифрове майбутнє. Вчений Кирило Білобоков проводить історичну паралель:

"Є певний символізм в сьогоднішній події. 20 років тому, 2000 року розпочалася титанічна робота зі створення путівників Державних архівів. Я гордий, що також причетний до тих подій. Той крок з путівниками був однозначно важливий для подальшої доступності архівів, але сьогодні ми можемо перегорнути сторінку "паперової історії" архівів і зробити крок назустріч цифровий історії.

Попереду величезна робота з наповнення ресурсів матеріалами. Мають бути переведені в повні тексти довідковий апарат, описи. Ми намагалися зробити зрозумілий інтерфейс. Наш девіз був "Нічого зайвого". Ми прив'язувалися до традиційної системи зберігання та опису архівних фондів", – розповідає Кирило Білобоков

Скільки це коштуватиме?

Чіткої відповіді на питання "коли "Архіум" буде готовий, немає. Також фахівці не дають відповіді на питання, скільки це коштуватиме. З одного боку, така робота вимагає системності, проте також вимагає й вирішення низки бюрократичних завдань, таких як кількість задіяних співробітників, сума оплати їхньої праці, закупівля сканерів, комп'ютерів, навчання персоналу.

Навіть на етапі запуску сайту виникає полеміка – знайти державні сервери, чи створити сервер на базі Держархіву, адже зберігати дані на потужностях сторонніх провайдерів дорого і, у випадку з державними документами, не завжди можливо. Протягом року вчені планують "обкатати" систему. У будь-якому випадку, зараз в Україні оцифровані менше 10% архівних фондів, що відносно мало:

"Ми чітко можемо говорити, що в Україні менше 10% фондів оцифровані. Порівняно з іншими країнами, це мало. Скандинавські країни в найближче десятиліття планують завершити ці процеси повністю", – вказав у коментарі журналістам Анатолій Хромов.

Нагадаємо, раніше сайт "Сьогодні" розповідав, чим знамениті архіви Одесиі показував в яких умовах та де зберігається оригінал Конституції України.

Нагадаємо, раніше новини "Сьогодні" розповідали, як документам в архівах (зокрема й тим, з яких більшість з нас можуть дізнатися історію своїх предків) дають нове життя. Подробиці – в сюжеті.