Кому і як можна користуватися Google-формою, щоб не порушувати закон

Людмила Денисова надала рекомендації щодо використання Google-форм. Колаж: "Сьогодні"

Секретаріатом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини був створений практичний інструмент для Google-форм органам державної влади, щоб не порушувати вимоги законодавства про захист персональних даних.

Про це в Telegram повідомила Уповноважений Верховної Ради України з прав людини Людмила Денисова.

Google форми стали одним з найпростіших способів зареєструвати учасників на захід, навчання, співбесіди або провести опитування. Однак за результатами аналізу Google форм, виявлено, що більшість з них не відповідає вимогам чинного законодавства у сфері захисту персональних даних.

Деокупація півдня країни – як українські військові відвойовують території

Заборона на пересування країною для військовозобов'язаних – всі деталі

Ракетні удари по мирних українськиих містах - липень 2022

Ядерний тероризм Росії

"Секретаріатом виявлено, що за допомогою Google форм українськими власниками і розпорядниками персональних даних з метою проведення опитувань і процедур реєстрації на заходи збирається значна кількість персональних даних", – йдеться в матеріалі.

Google Forms – це програма для адміністрування опитувань

Найчастіше збираються такі категорії персональних даних:

1. прізвище та ім'я;
2. електронна адреса;
3. номер телефону;
4. гендерна приналежність;
5. вік;
6. країна походження;
7. відомості про посаду,
8. сфера діяльності, дані про освіту, професію;
9. рівень володіння знаннями в тій чи іншій сфері;
10. приналежність до уразливих груп населення або етнічних або національних меншин.

Згідно з ч. 3 ст. 6 Закону, склад і зміст персональних даних мають бути відповідними, адекватними та не надмірними щодо певної мети обробки.

"Варто враховувати, що відповідно до ст. 7 Закону забороняється обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, осуду до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров'я, статевої життя, біометричних або генетичних даних", – йдеться в матеріалі.

Застереження щодо обмеження права на обробку

Також виявлено, що зазначені реєстраційні форми зазвичай містять пункт "Я згоден на обробку та зберігання даних щодо моєї особи", який є обов'язковим до заповнення для завершення процедури реєстрації. При цьому суб'єкт позбавлений права вносити зміни щодо обмеження права на обробку таких даних.

"Тому рекомендується при створенні Google форм забезпечувати дотримання прав суб'єкта персональних даних на внесення змін щодо обмеження права на обробку своїх персональних даних при наданні згоди, гарантованого пунктом 10 ч. 2 ст. 8 Закону", – йдеться в матеріалі.

Рекомендується при створенні Google форм забезпечувати дотримання прав суб'єкта персональних даних

Повідомлення про обробку персональних даних

Варто також пам'ятати, що частиною другою статті 12 Закону визначено, що суб'єкт персональних даних повідомляється про володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені Законом, мету збору персональних даних та осіб, яким передаються його персональні дані в момент збору персональних даних, якщо персональні дані збираються у суб'єкта персональних даних або в інших випадках протягом тридцяти робочих днів з дня збору персональних даних.

"у Повідомленні необхідно зазначати строк зберігання персональних даних, зібраних з метою реєстрації та проведення відповідного заходу. Після проведення такого заходу має бути забезпечено видалення зібраних персональних даних згідно зі статтею 15 Закону.", – йдеться в повідомленні.

Після проведення заходів персональні дані повинні бути видалені

Гарантії захисту персональних даних

Разом із тим володільці, розпорядники персональних даних і треті особи відповідно до статті 24 Закону зобов’язані забезпечувати захист цих даних від випадкових втрати або знищення, від незаконної обробки, у тому числі незаконного знищення чи несанкціонованого доступу до персональних даних.

Володілець і розпорядник персональних даних самостійно визначають перелік і склад заходів, спрямованих на безпеку обробки цих даних, з урахуванням вимог законодавства у сферах захисту персональних даних та інформаційної безпеки. Такі заходи рекомендовано визначати у договорі, яким володілець доручає обробку персональних даних розпоряднику.

Розпорядники персональних даних та треті особи зобов'язані забезпечувати захист цих даних

Використання Google форм органами державної влади та місцевого самоврядування

Володілець персональних даних може доручити обробку персональних даних розпоряднику персональних даних відповідно до договору, укладеного в письмовій формі. При цьому згідно з ч. 3 ст. 4 Закону розпорядником персональних даних, якщо їх власником є орган державної влади або органом місцевого самоврядування, крім цих органів, може бути тільки підприємство державної або комунальної форми власності, що належить до сфери управління цього органу.

Таким чином використання Google форм органами державної влади чи місцевого самоврядування для реєстрації на заходи або проведення опитувань є незаконним.

"Реєстрація на заходи такими органами має здійснюватися шляхом офіційного листування або з використанням офіційних робочих адрес електронної пошти. Що стосується опитувань, то вони мають проводитись анонімно з використанням офіційних веб-сторінок відповідних органів державної влади та місцевого самоврядування.", – йдеться в матеріалі.